Biznes Firma

Monitorowanie międzynarodowych płatności – jak zadbać o należności Twojej firmy?

Monitorowanie międzynarodowych płatności – jak zadbać o należności Twojej firmy?
Jednym z narzędzi zarządzania należnościami w transakcjach jest monitoring płatności, którym objęte są najczęściej duże pakiety

Data publikacji: 2015-07-15
Oryginalny tytuł wiadomości prasowej: Monitorowanie międzynarodowych płatności – jak zadbać o należności Twojej firmy?
Kategoria: BIZNES, Firma

Jednym z narzędzi zarządzania należnościami w transakcjach jest monitoring płatności, którym objęte są najczęściej duże pakiety faktur.

Monitorowanie międzynarodowych płatności – jak zadbać o należności Twojej firmy? BIZNES, Firma - Jednym z narzędzi zarządzania należnościami w transakcjach jest monitoring płatności, którym objęte są najczęściej duże pakiety faktur.

Jednym z narzędzi zarządzania należnościami w transakcjach jest monitoring płatności, którym objęte są najczęściej duże pakiety faktur.

 
 

Głównym założeniem monitoringu, warunkującym z resztą jego skuteczność, jest odpowiednio wczesne zainicjowanie działań, czyli rozpoczęcie nadzorowania należności w momencie wystawienia faktury. Istotne jest przy tym określenie zasad postępowania z uwzględnieniem wielu zmiennych: stosunków z kontrahentem, specyfiki branży, średniej wartości należności, ilości miesięcznie wystawianych faktur, czy terminów płatności. Zależnie od przyjętej procedury monitoring obejmuje działania na różnym etapie – informuje Magdalena Gramburg.

 

 

Dla przykładu, pierwszy kontakt powinien nastąpić przed terminem płatności w celu potwierdzenia otrzymania faktury przez płatnika i przypomnienia o terminowym jej uregulowaniu. Drugi kontakt, w lub po terminie, w którym należność miała być zrealizowana – w celu potwierdzenia dokonania płatności, a w przypadku jej braku, przypomnienia i ustalenia terminu spłaty zobowiązania. Trzeci kontakt, po drugim terminie wykonalności – w celu ostatecznego wezwania do zapłaty i zawiadomienia kontrahenta o skierowaniu sprawy do windykacji w razie jego niewywiązania się z płatności. Standardowo monitoring trwa około 30 dni, po tym okresie zadłużenia, które nie zostały uregulowane, powinny trafić do windykacji pozasądowej.

Jakie korzyści z prowadzenia konsekwentnej polityki monitoringu płatności może wynieść firma? 

znaczne skrócenie czasu spływania należności
poprawa bieżącej płynności finansowej
zredukowanie kosztów obsługi klientów przez obniżenie nakładów na obsługę należności
podniesienie dyscypliny płatniczej kontrahentów – świadomość ścisłej i regularnej kontroli spłaty należności przez wierzyciela
obniżenie stopnia ryzyka związanego z kredytowaniem partnerów biznesowych.

Należy podkreślić, że dzięki konsekwentnej polityce monitoringu firma istotnie zmniejsza udział należności trudno egzekwowalnych w całym portfelu finansowym. Czynna reakcja wierzyciela na opóźnienia w regulacji należności sprawia, że zadłużenia mają krótszy czas przeterminowania, a to z kolei znacznie ułatwia proces ich odzyskiwania. Systematyka w realizacji procedur nadzoru płatności zwiększa kontrolę nad należnościami przedsiębiorstwa, przyczyniając się do usprawnienia pracy jednostek odpowiedzialnych za jej finanse. Trzeba pamiętać jednak, że monitoring płatności nie zwalnia firmy z konieczności prowadzenia działań prewencyjnych: oceny sytuacji kontrahenta, przed i w toku realizacji kontraktu, odpowiedniego zabezpieczania umowy pod względem finansowym i formalno-prawnym, czy nieprzekraczania warunków przyznawania kredytu kupieckiego i czujnego monitorowania jego wykorzystania – podkreśla Magdalena Gramburg.

A to już wiesz?  MBridge rozszerza współpracę z Pigu Group, liderem e-commerce w krajach nadbałty

Świadome zarządzanie udziałem przedsiębiorstwa w obrocie międzynarodowym, które powinno stanowić sumę działań prewencyjnych i monitoringowych, gwarantuje bezpieczeństwo transakcji tylko wtedy, gdy  pewne czynności i procedury podejmowane są odpowiednio wcześnie, konsekwentnie utrzymane i precyzyjnie skoordynowane w czasie.

Źródło: BIBBY MSP Index, Raport z IX fali pomiaru (04.2015), Keralla Research Instytut Badań i Rozwiązań B2B.

Windykacja – reaguj w odpowiednim czasie

Istnieje zależność między czasem przeterminowania należności a skutecznością procesu egzekwowania długu. Im szybciej uruchomione zostaną działania mające na celu odzyskanie zobowiązania, tym mniej uciążliwie i dynamiczniej przebiega proces ściągania należności. Warto więc zainicjować odpowiednie kroki już na etapie upływu terminu realizacji płatności. Jak zaznacza Magdalena Gramburg – Pamiętać jednak należy, że o skuteczności polityki windykacyjnej firmy świadczą nie tylko działania interwencyjne, wdrażane po przekroczeniu terminu spłaty wierzytelności, ale również czynności prewencyjne, np. w postaci systemu szybkiego reagowania na wszelkie odstępstwa kontrahenta od postanowień umowy.

Po przypomnieniu dłużnikowi upływu terminu wykonalności spłaty, warto określić z nim realny harmonogram zwrotu należności i stale kontrolować jego realizowanie. Istotne jest, aby wewnętrzne działania windykacyjne firma prowadziła systematycznie i konsekwentnie z jasnym określeniem następstw dalszego niewywiązywania się dłużnika z płatności, czyli wszczęcie postępowania sądowego ze wszystkimi obciążeniami finansowymi, które z niego wynikają (opłaty sądowe i komornicze).

Decydując się na podjęcie współpracy z zagranicznym kontrahentem polski przedsiębiorca powinien zachować rozsądny sceptycyzm i zasadę ograniczonego zaufania co do dyscypliny płatniczej swojego partnera. Jak się okazuje stopień regulowania zobowiązań wśród firm z różnych rynków zewnętrznych nie jest odległy statystyce panującej w Polsce. Niezależnie od tego jak obiecujące mogą wydawać się zwyczaje płatnicze potencjalnego kontrahenta, nie powinno to zwalniać firmy z odpowiednio wcześnie przeprowadzonej, wnikliwej oceny ryzyka jego niewypłacalności – zaleca ekspert.

Dokumenty

Uwaga! Częstą praktyką wśród zagranicznych partnerów jest uchylanie się bądź odraczanie płatności poprzez reklamacje składane na rzekomo wadliwy, odbiegający od warunków umowy  towar czy usługi, pochodzące od polskiego przedsiębiorcy.

A to już wiesz?  „HOLISTIC CLUB” na platformie Sodexo Performance Suite

 

Jak podaje Magdalena Gramburg – W procesie odzyskiwania należności od zagranicznego kontrahenta kluczowa jest dokumentacja. Istotne jest właściwie zabezpieczenie, m.in.: listu intencyjnego, umów, faktur, uzgodnień w zakresie jakości towaru/usługi, sposobu dostawy lub warunków realizacji, potwierdzeń przyjęcia towaru / odbioru usługi protokołu reklamacyjnego, informacji o płatnościach. Dostęp do tych specyfikacji i postanowień, ogranicza ryzyko uznania długu jako należności spornej z tytułu np. niezgodnego z warunkami kontraktu terminu dostawy – dodaje.

Powszechnym i najbardziej dostępnym dla firm sposobem odzyskiwania należności od zagranicznych dłużników jest postępowanie upominawcze. O ile prowadzenie działań negocjacyjnych i monitowanie dłużnika nie wymagają od przedsiębiorcy specjalistycznej znajomości wykładni prawa, to decyzja o dochodzeniu spłaty wierzytelności na drodze sądowej, powinna uwzględniać zaangażowanie do tego procesu  specjalistów.

Ryzyko jest immanentną cechą każdej działalność gospodarczej. Sukces na tym polu odnoszą Ci, którzy stale doskonalą umiejętność jego optymalizowania i zabezpieczenia się przed jego, często nieuniknionymi, następstwami tam, gdzie jest to możliwe.

 

Ekspert:

Magdalena Gramburg:  Posiada 15-letnią praktykę w prowadzeniu księgowości przedsiębiorstw o różnych profilach działalności. Specjalizuje się we współpracy z firmami z sektora MSP, których obsługę księgową realizuje w ramach firmy Professional Services http://professionalservices.pl/. Absolwentka Olympus Szkoły Wyższej im. Romualda Kudlińskiego na kierunku Ekonomia ze specjalizacją finanse i rachunkowość. Ukończyła także studia podyplomowe w Polskiej Akademii Nauk w zakresie rachunkowości. 

 

 

źródło: Biuro Prasowe
Załączniki:
Monitorowanie międzynarodowych płatności – jak zadbać o należności Twojej firmy? BIZNES, Firma - Jednym z narzędzi zarządzania należnościami w transakcjach jest monitoring płatności, którym objęte są najczęściej duże pakiety faktur.
Hashtagi: #BIZNES #Firma

Artykuly o tym samym temacie, podobne tematy